Hoe schakel ik over van papieren naar elektronische dienstencheques?

Sinds kort heeft Sodexo het systeem van elektronische dienstencheques in het leven geroepen. Overschakelen van papieren naar elektronische dienstencheques kan eenvoudigweg online. Log in met uw loginnaam en paswoord in de ‘Beveiligde Zone’. Ga door naar ‘Persoonsgegevens’, ‘De gegevens wijzigen’ en vink ‘Elektronisch’ aan onder ‘Veranderen van betaalmiddel’. Klik op ‘Opslaan’. De volgende keer dat je dienstencheques wil bestellen kan dat volledig elektronisch.

Heb je nog papieren dienstencheques en wil je die omruilen voor elektronische? Dat kan volledig gratis. Het enige wat je hiervoor moet doen is het papieren of online formulier invullen en opsturen naar het vermelde adres.

Ik heb mijn dienstencheques besteld maar ze zijn niet toegekomen. Wat moet ik doen?

Er is mogelijk iets misgegaan bij je aanvraag of de verwerking ervan. Aan de andere kant loopt Sodexo soms intern vertraging op. Om te zorgen dat jouw klacht snel én bij de juiste mensen terechtkomt, zodoende je probleem snel op te lossen doe je het volgende. In het geval van een aanvraag van papieren dienstencheques vul je het ‘Formulier dienst na verkoop voor papieren dienstencheques voor gebruikers’ in. Wanneer je je elektronische dienstencheques niet hebt ontvangen dien je het ‘Aangifteformulier van niet terbeschikkingstelling van elektronische dienstencheques voor gebruikers’ in te vullen. De ingevulde formulieren kunnen vervolgens via e-mail, fax of met de post opgestuurd worden. Deze informatie vind je op de documenten zelf.

Waar kan ik terecht wanneer ik een verandering in mijn persoonlijke gegevens wil doorgeven?

Wanneer je een nieuw adres of bankrekeningnummer hebt, dien je dit officieel door te geven. Ook in geval van naamsverandering is de procedure dezelfde. Deze wijzigingen doorgeven kan door het formulier in te vullen, ‘Wijziging persoonsgegevens van de dienstencheque-gebruiker’. Daarop vul je je nieuwe naam, adres of bankrekeningnummer in. Opgelet, bij naamsverandering moet je ook een kopie van je identiteitskaart toevoegen ter bewijs. Dit ingevulde document stuur je nadien per e-mail of met de post op. De instanties houden je verder op de hoogte via dezelfde weg (mail of post).

Ik ben mijn gebruikersnummer kwijt, wat kan ik doen om dit terug te vinden?

Je gebruikersnummer heb je nodig bij elke bestelling. Het is dus heel belangrijk dat je dit goed bijhoudt. Ben je het verloren, dan kan je best rechtstreeks contact opnemen met Sodexo. Dat kan door een e-mail te sturen naar dienstencheques-vlaanderen.svc.be@sodexo.com. Vermeld daarbij je rijksregisternummer (INSZ), dat bovenaan op de achterkant van je identiteitskaart staat. Reken erop dat het tot 2 weken kan duren eer je antwoord krijgt. Is het dringend? Dan kan je ook telefonisch contact opnemen op het nummer +32 (0)2/401.31.30.

Ik wil graag voor de eerste keer dienstencheques bestellen. Wat moet ik precies doen om me in te schrijven?

De meest eenvoudige manier om je in te schrijven en dienstencheques te bestellen is online. Dat kan met de kaartlezer of handmatig. Wanneer je je met de kaartlezer registreert ontvang je een bevestiging binnen de 24 uur. In dat geval moet je je identiteitskaart bij de hand hebben en een kaartlezer, die je kan aansluiten op je computer. Vervolgens dien je twee bestanden te installeren: eID Web Browser Middleware eID Extension. Nadien kan je gewoon de instructies op het scherm volgen.

Indien je geen kaartlezer hebt kan je ook handmatig online registreren. In dat geval kan het zijn dat je wat langer moet wachten op bevestiging, namelijk tot 7 werkdagen. Op het voorziene formulier dien je o.a. je rijksregisternummer (INSZ-nummer), naam en adres in te vullen. Je IBAN-nummer (begint altijd met BE) dien je ook in te vullen, je BIC-code hoeft niet. Je kan hier verder meteen selecteren of je al dan niet voor het elektronische systeem wil kiezen of liever papieren dienstencheques wenst te ontvangen.

Regel jij alles liever op papier? Dat kan ook perfect. De gegevens die je moet invullen zijn dezelfde als op het online formulier. Dit formulier kan je afdrukken, invullen en met de post of per-email opsturen naar de vermelde adressen.

Hoe bestel en betaal ik dienstencheques?

Nadat je een bevestiging van inschrijving hebt ontvangen (zie vorige vraag) krijg je een gebruikersnummer. Dat nummer moet je steeds noteren als gestructureerde mededeling bij de bestelling van je cheques. Bestellen van nieuwe cheques doe je door simpelweg een bedrag van minstens € 90 (voor minstens 10 dienstencheques) over te schrijven op de bankrekening van Sodexo BE41 0017 7246 2610.

Het geld dat ik betaald heb bij de bestelling van mijn dienstencheques werd teruggestort op mijn rekening, hoe komt dit?

Het is belangrijk dat je steeds bij elke nieuwe bestelling een veelvoud van € 9 of € 10 overschrijft, afhankelijk van de schijf waarin je zit (zie sectie Aanvragen). Indien je bijvoorbeeld € 92 stort op de rekening van Sodexo zal je geld teruggestort worden. Ook wanneer je het minimum van 10 dienstencheques niet respecteert, en bijvoorbeeld maar € 70 overschrijft, wordt het bedrag teruggestort. Verder zal je het geld ook terugkrijgen wanneer je dat jaar al te veel cheques besteld hebt. Herinner je dat een individueel persoon maximum 500 cheques per jaar mag bestellen. Indien het bedrag van je bestelling dus teruggestort werd op je rekening moet je opnieuw dienstencheques bestellen.

Hoe vraag ik mijn fiscale attesten aan?

In maart krijg je normaal gezien per e-mail je fiscaal attest toegestuurd. Om zeker te zijn dat jouw e-mailadres geregistreerd is log je in op je ‘Beveiligde Zone’ en ga je naar ‘Persoonsgegevens’. Daar kan je nakijken of je e-mailadres opgeslagen is en het eventueel nog invullen indien dat niet het geval is.

Als er geen e-mailadres in het systeem zit word je fiscaal attest automatisch met de post gestuurd naar jouw adres.

Indien je nog een kopie van je fiscaal attest wenst te ontvangen bel je naar 02/401.31.30. Kies optie 3 en nadien optie 4. Je wordt omgeleid naar de juiste contactpersoon die je kan verder helpen.

Ik heb een typfout gemaakt in mijn adres of andere contactgegevens, wat doe ik?

Log in op je ‘Beveiligde Zone’, ga naar ‘Persoonsgegevens’ en ‘De gegevens wijzigen’. Werk je contactgegevens bij en klik op ‘Opslaan’. Bovenaan verschijnt er ‘De gegevens zijn gewijzigd’.

Indien je bankrekeningnummer fout is ingevuld is de procedure minder eenvoudig. In dat geval dien je het formulier in te vullen en op te sturen naar Sodexo.

Ik wil of kan mijn aangekochte dienstencheques niet meer gebruiken. Kunnen deze nog omgeruild of terugbetaald worden?

Zolang jouw dienstencheques nog geldig zijn kan je ze nog omruilen of laten terugbetalen. Deze aanvraag kan op 2 manieren: online of op papier. Voor je online aanvraag ga je naar ‘Beveiligde Zone’, klik op ‘Omruilen’ of ‘Terugbetalen’ en volg de instructies. De andere mogelijkheid is het formulier ‘Aanvraag tot terugbetaling’ afdrukken en ingevuld terugsturen met de post naar ‘Dienstencheques Vlaanderen, postbus 76, 1180 Brussel.’. Een omruiling is mogelijk via het document ‘Aanvraag tot omruiling’.

Elke terugbetaling van dienstencheques kost € 0,50 per cheque. Omruilingen van papieren naar elektronische cheques is gratis. Wil je omgekeerd een elektronische cheque ruilen voor een papieren cheque, dan betaal je eveneens € 0,50 per exemplaar.

Kunnen dienstencheques verlengd worden?

Een vervallen dienstencheque kan niet terugbetaald of omgeruild worden, tenzij bij een overlijden. Lees hiervoor het antwoord op de vraag hieronder. Verlengen van cheques die bijna gaan vervallen is ook niet mogelijk. Hou dus altijd goed de einddatum van je cheques in het oog.

Wat bij een overlijden? Kunnen de dienstencheques die deze persoon nog had terugbetaald worden?

Bij een overlijden wordt het profiel van de persoon in kwestie gedurende 3 maanden geblokkeerd. Op dat moment kunnen voor deze persoon geen cheques meer besteld worden maar kunnen geleverde prestaties (van poetshulp of dergelijke) wel nog gevalideerd worden.

Indien je een erfgename van de overleden persoon bent, kan je de terugbetaling van de ongebruikte dienstencheques nog aanvragen binnen de termijn van 3 maanden. In dat geval dien je een overlijdensakte toe te voegen aan het document voor de aanvraag van terugbetaling. De terugbetaling gebeurt vervolgens op het geregistreerde bankrekeningnummer van de overleden persoon. Indien je dat anders wilt kan je een officieel document van een notaris of een advocaat toevoegen, waarin een ander rekeningnummer opgegeven is.